Casas Heddy - Hvordan arrangere gruppetur

Hvordan arrangere Gruppetur

Flere og flere ser at det å oppholde seg / få behandling i varmt klima har positiv effekt. Mange grupper ønsker å arrangere tur til oss, her er en enkel oppskrift.

1. Fremme interesse om tur på et møte
Spør oss om å få tilsendt brosjyrer og evt. filmer som kan vises på et møte. Lag gjerne en uforpliktende navneliste over interesserte i tur. Dette er ingen bindende påmelding, men deltagerne føler seg gjerne mer forpliktet til å svare dersom de selv har satt navnet sitt på listen. Bestem gjerne dato for tur, men sett opp alternative perioder. 14 dagers turer er det mest vanlige, men både 3 og 4 uker er mulig.

2. Fremme forslag om konkret tur på neste møte
Bestem 2 eller 3 alternative perioder og lag ny bindende påmeldingsliste. Be hver enkelt å tegne reiseforsikring. Dersom det er mer enn 8 uker til avreise skal det betales depositum. Opplys om at dette sikrer den påmeldte med flysete og plass på Casas Heddy.

3. Minimum 10 deltagere
For å få gruppepris kreves minimum 10 deltagere under samme bestilling. Dersom det er 20 betalende gis 1 person gratis reise og opphold.

4. Opprett en reisekonto som deltagere kan gjøre innbetalinger til
Ved bestilling mer enn 8 uker før avreise skal det betales inn et depositum. Be deltagerne betale inn dette til reisekontoen, på den måten sikrer du seriøsiteten til deltageren. Be deltageren sørge for reiseforsikring som inkluderer avbestilling.

5. Gjør reservasjonen / bestillingen hos Casas Heddy
Når det er nok påmeldte gjør du en henvendelse hos oss på mail eller telefon. Du kan enten reservere i noen få dager (maks 7 dager) uten bekreftelse på rom og seter eller bestille og få bekreftet plassene med en gang. Dette bør du ha klart før henvendelsen:
- 2 eller 3 alternativer datoer
- Antall reisende +/- 3 personer
- Ønske om antall medbrakte rullestoler. Se info her
- Ønske om antall personer som skal bæres om bord i flyet.

6. Innbetaling av depositum
Dersom du velger å gjøre en bestilling* skal det betales et depositum på kr 1.500 pr person. Dette beløpet skal betales med VISA eller Master over telefon til oss. Dere har da en garanti for flyseter og opphold. Depositum fratrekkes restbeløpet, men refunderes ikke ved kansellering.

7. Navneliste med assistansebehov
10 uker før avgang skal det sendes inn en komplett navneliste med assistansebehov. Det er viktig at gruppeleder forteller om sin taushetsplikt og i tillegg medbringer nødvendige opplysninger om deltagernes helsetilstand og medisiner. Se info her

8. Restbeløp
8 uker før avreise skal restbeløpet betales. Dette kan gjøres med VISA eller Master over telefon evt. sender vi samlefaktura mot gebyr. Individuelle fakturaer sendes ikke ut. Innbetalt depositum fratrekkes. Ved kansellering kan depositum ikke overføres til nye bestilling eller som nedbetaling av gjenværende restbeløp. Dette gjøres for å sikre at flest mulig henvendelser er seriøse og ikke stenger for andre bestillinger.

9. Billetter
Etter registrert innbetaling sendes alle reisedokumenter til gruppeleder.

10. Korrigering
Deltagernavn kan endres inntil 4 uker før avreise mot et gebyr på kr 200,- Endringer skal skje skriftlig.

11. Kansellering
Dersom noen av deltagerne må trekke seg, kan du prøve å få med nye daltagere og overføre innbetalingene internt hos dere. Dersom du må kansellere noen av plassene gjelder følgende regler:
- Ved avbestilling mer enn 8 uker før avreise beholder Casas Heddy det innbetalte depositum. Beløpet kan da ikke trekkes fra sluttsum ved reduksjon av gruppebestilling.
- Ved avbestilling mellom 8 og 2 uker før avreise beregner Casas Heddy seg 50 % av reisens pris.
- Ved avbestilling 2 uker før og frem til avreisedato, beregner Casas Heddy seg hele reisens pris.
- Avbestilling skal skje skriftlig

12. Dere kan nå glede dere til turen
Du bør også vurdere om dere skal bestille felles transport til og fra flyplassen i Norge. Dette kan du også evt. belaste over reisekontoen. Det kan vært lurt å holde et infomøte kort tid før avreise slik at deltagerne kan bli kjent med hverandre. Her kan det også f.eks. arrangeres et lotteri slik at dere har noen fellesmidler til rådighet under oppholdet.

* Ved bestilling kort tid før avreise
Dersom bestillingen gjøres 8 uker eller mindre før avreise, skal hele beløpet innbetales . Vi sender ikke ut faktura til den enkelte deltager. Alle reisedokumenter sendes samlet til gruppeleder etter komplett innbetaling.